Een organisatie moet wendbaar zijn om in te kunnen spelen op veranderende omstandigheden. Agility is een veelgebruikt woord in dit verband. Daarmee wordt net iets meer bedoeld dan alleen wendbaarheid. ‘Agile’ organisaties zijn flexibel en hebben de slagkracht en lenigheid om zich te plooien naar wat de situatie, de klanten en eventuele calamiteiten op dat moment van hun vragen. Het is interessant om te kijken waar die lenigheid van organisaties zich schuilhoudt.
Vroeger kon een grote organisatie de wendbaarheid van een olietanker hebben. Met af en toe een beetje bijsturen, kon je ook in nieuwe omstandigheden prima op koers te blijven. Tegenwoordig is de wereld om ons heen in continue staat van verandering. Het klimaat, de gig-economie en nu Covid-19 vragen voortdurend om alertheid en flexibiliteit van organisaties.
Munitie voor strategische beslissingen
Daarbij speelt finance een belangrijke rol. Het financiële team levert, als het goed is, de munitie om de juiste strategische beslissingen te nemen in elke omstandigheid. De mate van lenigheid van een organisatie – de organizational agility – wordt voor een belangrijk deel daar bepaald. Zoom je in dan zou je drie factoren kunnen onderscheiden die de wendbaarheid van finance faciliteren of hinderen: de ict-systemen, de data en de mensen.
Als we het nog even bij de scheepsbeeldspraak houden: finance is vaak de roeier die achterstevoren in de boot zit en kijkt naar wat is geweest. Na zorgvuldige bestudering van de feiten en cijfers, kan dan gerapporteerd worden hoe de organisatie het een maand geleden deed. Dat is redelijk funest voor de lenigheid van de organisatie. Met reactieve wendbaarheid schiet je niet zoveel op, je wilt proactief kunnen optreden.
Realtime reporting
Proactief zijn is alleen mogelijk als de IT-systemen realtime gegevens beschikbaar, behapbaar en inzichtelijk maken. In een situatie waarin een organisatie net zoveel ERP-systemen als bedrijfsonderdelen heeft – dit is geen theoretisch voorbeeld – is dat een illusie. Als er wel een centraal, maar server-gebaseerd systeem is, dan nog is realtime reporting lastig omdat bijvoorbeeld data voortdurend opgehaald, bewerkt en weer teruggezet moet worden. Wie weet nog wie waarmee bezig is en welke versie de echt allerlaatste is? Bovendien moeten steeds, bij elke veranderde boekhoudeis of extra rapportagebehoefte, nieuwe systemen of externe functionaliteiten opgeschroefd worden.
Agility is alleen mogelijk met een cloudsysteem, daar ben ik heilig van overtuigd. Dat biedt de mogelijkheid om iedereen met dezelfde formats en systeemversies te laten werken. Dat haalt bovendien de IT-onderhoudszorgen weg bij finance, waardoor er meer ruimte en tijd ontstaat om van toegevoegde waarde voor de business te zijn. Het cloudsysteem is het raamwerk, de data is dan de content waar finance mee werkt. En die data moet accuraat, actueel, direct beschikbaar en overal eenduidig zijn, op welk kantoor of werelddeel een finance team ook werkt. Dat is misschien wel de grootste plus van een cloudsysteem: iedereen put gegevens uit één bron van waarheid.
Rijke data geven context
Nu is de ene data de andere niet. Een organisatie (en de eventuele auditor) wil niet alleen de eindtotalen. Data levert pas echt toegevoegde waarde op als de gegevens in de context te plaatsen zijn. Rijke data geeft inzicht in het hoe en waarom van bepaalde cijfermatige ontwikkelingen. Een cloudsysteem als Workday Financial Management maakt zowel de totalen als de achterliggende details in realtime zichtbaar en beschikbaar. Dat is waardevolle informatie voor een audit, maar misschien nog wel meer voor de business. In een volgend artikel ga ik wat dieper in op de mogelijkheden en voordelen van rijke data.
Behalve de systemen en de data, bepalen de mensen voor een groot deel de wendbaarheid van finance en de organisatie als geheel. Wat zijn de vaardigheden die finance nodig heeft, nu en in de toekomst? Zijn binnenkort alle boekhoudkundige taken geautomatiseerd en zitten alleen nog data- en analytics-specialisten op de financiële afdeling? Dit aspect is te interessant en belangrijk om in een alinea af te doen. Ook hierop kom ik later terug.
De wendbaarheid van een organisatie wordt voor een belangrijk deel op de financiële afdeling bepaald. Met de juiste (cloud)systemen, de focus op data en de geschikte mensen kan finance het verschil maken in tijden van verandering.
Henry Barenholz, Country Manager Workday
