In 2019 hebben de Universiteit van Amsterdam, Workday, Finance Transformation Forum en PLUC! een grootschalig onderzoek uitgevoerd naar de stand van de Finance Transformatie. Uit dat onderzoek kwam naar voren dat ten aanzien van de Finance Transformatie meer sprake is van een evolutie dan een revolutie. In ons onderzoek keken we ook specifiek naar hoe betrokken Finance is bij digitale initiatieven die organisaties nemen. Heeft Finance al een belangrijke rol bij de digitale initiatieven in de organisatie? Recent verscheen een artikel dat Jan Heinen en Frank Verbeeten schreven op Executive Finance. De betrokkenheid van Finance bij digitale initiatieven blijkt nog relatief beperkt. Deze beperkte betrokkenheid geeft aan dat voor Finance en de organisatie nog veel te winnen is. Want, zo liet het onderzoek ook zien, een hogere en eerdere betrokkenheid van Finance kan initiatieven echt succesvoller maken.
Compliance by design
Een vroeg betrokken Finance functie kan helpen in een goed doordacht ontwerp dat aansluit bij de systemen en procedures van de rest van de organisatie. Denk dan aan een ontwerp dat “compliant by design” is. Dat heeft als voordeel dat je niet later, op het moment dat een digitaal initiatief succesvol is, alsnog aanpassingen nodig hebt om het verder te integreren in bestaande werkwijzen en rapportage standaarden. Veel digitale projecten worden gestart als een experiment om gaandeweg uit te vinden of en hoe het werkt. Een experiment doen waarbij vooraf rekening wordt gehouden met vereisten en bepaalde randvoorwaarden voorkomt integratie issues in een later stadium.
Balanceren tussen legacy en nieuwe initiatieven
Veel gevestigde organisaties kennen een legacy landschap aan ICT systemen. Die legacy is in de loop van decennia opgebouwd en uitgebreid en zit vaak diep verankerd in operationele processen. Bovendien komt de managementinformatie waarop wordt gestuurd uit deze legacy systemen. Legacy systemen vragen capaciteit in onderhoud en voor eventuele vervanging. Die capaciteit is niet beschikbaar voor nieuwe initiatieven en nieuwe technologie. Finance kan helpen hier een goede balans in te vinden. Het legacy landschap vereenvoudigen en moderniseren en de juiste digitale initiatieven ontplooien, het is delicate balans, een én…én.
Heldere afspraken en een goed doordachte businesscase
Bij het selecteren van digitale initiatieven is het hebben van heldere beslissingscriteria sowieso relevant. In welke technologie investeert de organisatie, wat zijn de vereisten voor succes en wanneer stoppen we als het minder succesvol is dan gedacht. Het zijn criteria waar Finance mee uit de voeten kan, dat doet Finance namelijk al decennia lang in de vorm van businesscases. Wel is het zaak de businesscase goed uit te werken en niet te zien als het invullend van een spreadsheet met getallen. Een businesscase op het gebied van digitale initiatieven en businessmodellen volgt vaak andere “natuurwetten” dan de traditionele businesscases. Business controllers van vandaag snappen dat en kennen deze natuurwetten.
