Door Jan Heinen

De Cloud wordt steeds belangrijker. Veel ICT-dienstverlening gebeurt al met behulp van de Cloud en organisaties en individuen maken soms zelfs gebruik van de Cloud zonder dat ze het weten. Als Finance Professional is het belangrijk te weten hoe de Cloud werkt, zodat je in ieder geval weet welke belangrijke vragen je moet beantwoorden bij het opstellen van een businesscase waarbij Cloud technologie een rol speelt. Met die kennis ben je immers in staat de juiste afwegingen te maken, een goede analyse te maken en, samen met ICT, de juiste beslissingen te nemen. In de gesprekken die we met leden van de community van Finance on a Mission voeren, ontvangen we regelmatig vragen over de inzet van Cloud technologie. Op basis van die vragen gingen we in gesprek met een aantal Cloud kenners op zoek naar antwoorden. In dit compacte artikel geven we je graag een beeld bij de Cloud, en gaan we in op de mogelijke voordelen die de Cloud heeft. We geven je bovendien vijf belangrijke afwegingen die je als Finance Professional moet maken bij een beslissing voor een transitie naar de Cloud.

Wat is de Cloud ook al weer en welke mogelijke voordelen biedt de Cloud?

Bij Cloud computing worden hardware, software en gegevens op aanvraag beschikbaar gesteld. Dat gebeurt vanuit een netwerk van computers waarbij de gebruiker niet weet waar de software draait of waar de computers of de data staan. De manier waarop de infrastructuur is georganiseerd is voor de gebruiker dus niet zichtbaar. Binnen de Cloud zijn verschillende opties mogelijk. Zo kent de Cloud bijvoorbeeld Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) en Software as a Service (SaaS). Elke vorm van Clouddiensten heeft weer andere kenmerken en vraagt om een andere benadering. Clouddiensten worden publiek (identieke dienstverlening en servers van de leverancier), privaat (niet gedeeld met andere afnemers) of hybride (een combinatie van beide) geleverd.

Welke mogelijke voordelen heeft het gebruik van de Cloud?

Gebruik maken van de Cloud kan grote voordelen hebben. In geval van de Cloud is het bijvoorbeeld de leverancier van de Clouddienst die zorgt voor beheer en onderhoud van de systemen en de software. Dat zorgt voor minder complexiteit in het IT-beheer door de eigen organisatie. Daarvan is het gevolg weer dat kennis van het beheer en onderhoud niet nodig is in de organisatie. Ook kunnen daardoor de kosten voor de IT-supportorganisatie waarschijnlijk omlaag en heb je altijd de beschikking over de laatste versies van de software.

 

Een ander voordeel zit in de schaalbaarheid van de Cloud. Nieuwe capaciteit nodig? Geen probleem, via de Cloud leverancier is dat snel georganiseerd. Daarbij kan geschaald worden met exact de capaciteit die extra nodig is. Je hebt als organisatie daardoor ook geen grote investeringen nodig in de IT-infrastuctuur, in servers en in beveiliging van de omgeving waar de infrastructuur is ondergebracht.

Omdat clouddiensten op abonnementsbasis worden doorbelast is ook nog sprake van voorspelbare kosten. Die hangen namelijk samen met (meestal) het aantal gebruikers dat je als organisatie in de Cloud hebt.

Tegenover de voordelen staan echter ook nadelen. Zo weet je bijvoorbeeld niet altijd waar de data staan, is het moeilijk om weer uit de Cloud te gaan en ontstaat er toch een wederzijdse afhankelijkheid. Daarom is het belangrijk goed te overwegen welke Cloud strategie voor jouw organisatie handig is.

Vijf belangrijke afwegingen bij een transitie naar de Cloud

  1. Waarom wil ik een Cloud oplossing hebben?

Deze afweging is essentieel voor het bepalen van de te volgen Cloud strategie en tegelijk het startpunt voor de overige afwegingen. De Cloud kan bijvoorbeeld een belangrijke rol spelen in kostenbesparingen. Door diensten naar de Cloud te brengen is minder eigen ICT-capaciteit en infrastructuur nodig. Dat leidt meteen tot besparingen. Een andere reden om de Cloud te gebruiken kan een behoefte aan wendbaarheid zijn en flexibiliteit zijn, agility dus. De wenbaarheid zit natuurlijk in de schaalbaarheid van de Cloud die al onder de voordelen werd genoemd en die het mogelijk maakt snel capaciteit op- en af te bouwen. De Cloud kan echter ook een belangrijke rol spelen bij de inzet van Big Data, om ‘time to market’ te verkorten of bijvoorbeeld een meer voorspelbare cashflow te krijgen.

  1. Welk type Cloud oplossing past bij ons?

Ook deze afweging is essentieel en hangt af van een aantal dimensies. Zo is het type software waarmee je werkt van invloed op de keuze voor bijvoorbeeld IaaS, PaaS of SaaS-oplossingen. Heel specifieke software wordt bijvoorbeeld niet geleverd als SaaS-oplossing en verschillende softwareapplicaties zijn in een publieke Cloud vaak moeilijk te koppelen. Ook de behoefte aan eigen ICT-kennis kan een relevante keuze zijn voor het type oplossing dat je kiest. Een ander element dat van belang is hangt samen met de gevoeligheid van de data die je als organisatie bezit. Is dat strategische informatie of privacygevoelige informatie. De gevoeligheid van de informatie zal, gekoppeld aan de risico’s die je als organisatie wilt lopen van invloed zijn op de keuze voor een private of publieke Cloud oplossing.

  1. Waar mag onze data staan?

Waar de data staat is niet altijd duidelijk wanneer gegevens de Cloud in gaan. Toch kan het heel relevant voor de organisatie zijn hier wel grip op te hebben. In de Verenigde Staten gelden nu eenmaal andere wetten en regels dan in de Europese Unie. Het is de moeite waard hier een bewuste afweging in te maken. Wie mag bij je data en waarom. Wat wil je doen met de data van je klanten? Moet die onder Europese wetgeving vallen of maakt dat niet echt uit? Met veel Cloud leveranciers kun je hier overigens wel afspraken over maken.

  1. Hoe hou ik regie op de Cloud?

Bij een transitie naar de Cloud geef je een belangrijk deel van de controle uit handen. Je wilt alleen niet de regie verliezen op je ICT. Neem het nadeel van de groeiende afhankelijkheidsrelatie tussen jou als afnemer en een Cloud leverancier. Die afhankelijkheid moet niet tot een lock-in leiden waardoor je alleen tegen heel hoge kosten van elkaar af kunt. Denk hier bijvoorbeeld aan het terughalen en elders onderbrengen van gegevens. Maar ook voor wat betreft uptime en beschikbaarheid wil je wel dat jij kunt bepalen welke eisen je stelt.

  1. Hoe organiseer ik de veiligheid van mijn data?

Een thema dat aan belang wint is de veiligheid van data. Hoe zorg je ervoor dat de data is beveiligd tegen cybercrime, welke maatregelen wil je als organisatie treffen om inbraak te voorkomen en wat doe je bij een lek. Een transitie naar de Cloud kan betekenen dat je veiligheid juist omhoog gaat (de leverancier zorgt voor zwaardere maatregelen en heeft vaak veel expertise op dat vlak), maar een Cloud is eveneens een interessanter doel voor cybercriminelen.  Over veiligheid zijn afspraken essentieel omdat de keuze voor een transitie naar de Cloud je niet ontslaat van je verantwoordelijkheid voor de data. In de wereld van de Cloud leveranciers zie je veel normen en certificering ontstaan om onder andere op dit vlak aan te tonen dat het wel goed zit.

Bovenstaande vijf afwegingen horen in ieder geval onderdeel te zijn van de businesscase voor de Cloud. Als controller is het nodig om goed te snappen hoe de Cloud werkt en hoe je de businesscase voor de Cloud maakt en beoordeeld. En hier geldt, net als bij ICT in eigen beheer, dat de uitkomsten van je afwegingen een direct gevolg hebben voor de kosten.