In ons onderzoek naar de Finance Transformatie hebben we ook dit jaar weer gekeken welke technologie de weg naar organisaties en naar Finance weet te vinden. We hebben daarbij gezien dat de technologieën die het meest worden gebruikt op dit moment cloud, automated reporting, data analytics (hoewel een deel van de respondenten hier waarschijnlijk ook business intelligence onder schaart), data visualisatie en RPA zijn. Wanneer we vervolgens kijken naar de technologieën waarmee wordt geëxperimenteerd dan ontstaat het beeld dat de eerstvolgende technologieën die klaar zijn voor verdere uitrol machine learning, process mining en A.I. zijn. Het aantal organisaties dat bijvoorbeeld aangeeft process mining te overwegen is gegroeid naar meer dan 30%. Reden om eens te kijken wat process mining is en wat je daar als organisatie mee kan.
Processen gestandaardiseerd? Zo gaat het echt…
Met de introductie van ERP en met technieken als LEAN en Six Sigma zijn organisaties al decennia bezig met het optimaliseren en standaardiseren van processen. Daarbij wordt kritisch gekeken hoe een proces in elkaar zit en wordt getracht het proces zo efficiënt mogelijk te organiseren. Toch blijkt het optimaliseren van processen nog niet zo eenvoudig. Een proces beschrijven kan, maar in de realiteit blijken processen toch af te wijken van de manier waarop ze waren bedacht. Deze afwijkingen kunnen verschillende oorzaken hebben. Door de grote hoeveelheden data is het bovendien nog wel eens lastig om goed inzichtelijk te krijgen hoe die afwijkingen lopen. Hier komt process mining als technologie van pas. Met behulp van process mining wordt op een visuele manier in kaart gebracht hoe processen in het echt lopen, welke variaties in het proces bestaan en hoeveel documenten een bepaalde flow doorlopen. Door gebruik te maken van gegevens die in systemen worden gekoppeld aan documenten (logboeken) zijn de stappen en doorlooptijden in een proces namelijk te herleiden. De ideale flow in het proces wordt daarbij ook wel de happy flow genoemd, oftewel het proces zonder dat verstoringen optreden.
Van data naar inzicht om concreet te verbeteren
De essentie van process mining is dus op basis van data te komen tot inzichten. Dat betekent ook dat je op basis van dat inzicht afwijkingen in het proces gericht kunt gaan aanpakken. In plaats van bijeenkomsten om processen te analyseren en beschrijven (bijvoorbeeld in het kader van LEAN) helpt technologie je dus om de werkelijke situatie inzichtelijk te maken en richting te geven aan wat de organisatie het eerst op moet lossen om meer documenten in de happy flow te krijgen. De potentie van deze technologie laat zich raden en een technologie als process mining kan ook voor de Finance functie in de organisatie waardevol zijn. Denk aan inzet van process mining voor het checken of afspraken over een proces flow worden nagekomen. Of bij een model met shared services om te zien of de handover van documenten van het ene deel van de operatie naar het andere deel goed verloopt. Ook voor het vinden van bottlenecks in het algemeen en het elimineren van verspilling is process mining een geschikte tool.
