Migreren of verversen? Misschien wel de vraag der vragen als het gaat om de digitale transformatie van Finance. In dit artikel verkennen de kruising tussen planning en technologie in de organisatie en beschrijven we hoe een EPM Tech Refresh die gebruik maakt van moderne technologie, kan helpen bij het digitaal transformeren van de organisatie.   

Het snijvlak van planning &technologie

In dynamische bedrijfsomgevingen worden jaarplannen en -budgetten zeer snel ingehaald door actuele ontwikkelingen. De traditionele financiële planning verliest daardoor steeds meer aan relevantie. Een hoge mate van flexibiliteit en de mogelijkheid om snel te reageren zijn vereist om te overleven op de langere termijn. Organisaties zijn echter niet in staat zijn om de voordelen van flexibele, real-time planning volledig te omarmen, wanneer zij geen gebruik maken van flexibele nieuwe technologische oplossingen. Nieuwe oplossingen die specifiek zijn ontworpen om planning en enterprise performance management (EPM) te verbeteren.

Traditionele financiële planning legt het af op het gebied van flexibiliteit van inzet. Het is te rigide, te tijdrovend en te eenzijdig. In plaats van budgetten te controleren en bij te werken, zijn identificatie van waarde- en kostendrijvers en een sterke verwevenheid van financiële planning en operationele planning vereist voor succes op de lange termijn. Een veranderde, op waardedrijvers gebaseerde aanpak vereist echter niet alleen een nauwe samenwerking tussen Finance en andere afdelingen, maar ook eenduidige en correct gekoppelde gegevens. Dat kan met behulp van technologie die geschikt is voor gebruik door management en die zonder programmeerkennis kan worden gebruikt.

Bedrijven investeren veel tijd en middelen in hun geïntegreerde bedrijfsplanning. Het opstellen van jaarlijkse begrotingen blijft echter zeer tijdrovend. In veel gevallen besteedt Finance veel meer tijd dan echt nodig is, wanneer gebruik zou worden gemaakt van de nieuwste technologie. Het planningsproces in veel organisaties is nog altijd ongestructureerd en daardoor foutgevoelig. Vooral wanneer alleen Excel wordt gebruikt. De verwerking van Excel-tabellen en het gebruik van verschillende versies van plannen wordt al snel omslachtig. De afzonderlijke werelden van bijvoorbeeld Sales en Finance worden dan meestal handmatig samengevoegd uit veel verschillende gegevensbronnen. Direct plannen in ERP-systemen wordt daartegenover al snel complex en is functioneel beperkt. Prognoses zijn onbetrouwbaar en raken snel verouderd door snelle veranderingen en de complexiteit van de omgeving.

Gebruik van nieuwe technologieën en tools

Om te slagen in het tijdperk van digitale transformatie, moeten bedrijven in staat zijn om snelle, op feiten gebaseerde beslissingen te nemen. Kortom, wendbaarheid is de sleutel. Een van de belangrijkste uitdagingen van planning in een volatiele omgeving met snelle veranderingen, is om bestaande gegevens beter te gebruiken, te begrijpen en te evalueren. Hiervoor kan moderne planningssoftware, samen met bijvoorbeeld op kunstmatige intelligentie gebaseerde (AI-gebaseerde) voorspellende analyses, een belangrijke ondersteuning bieden. Zo kan historische data snel worden geevalueerd om voorspellingen te maken voor toekomstige ontwikkelingen. De planning wordt veel efficiënter, en vaak ook accurater.

Moderne planningsoplossingen ondersteunen het planningsproces met modellen voor de afzonderlijke posten van de winst- en verliesrekening (P&L) voor zowel de omzet als de kosten. Ook bieden ze hulpmiddelen voor efficiënte samenwerking. De specifieke vereisten die voor individuele industrieën bestaan, worden in de oplossingen vaak meegenomen. Idealiter kunnen verschillende onderdelen van de planningssoftware flexibel worden gemodelleerd om perfect te voldoen aan bedrijfsspecifieke en op waardendrijvers gebaseerde planningsbehoeften. Dat biedt de mogelijkheid snel te reageren op wat echt waarde toevoegd, met een verbetering van EBIT of een verlegging van de focus als uitkomst.

Betrek iedereen bij het veranderingsproces

Bij een besluit te veranderen is een incrementeel en inclusief verandermanagementproces voor het implementeren van een nieuwe planningssystematiek aan re raden. Het is van vitaal belang voor succes om buy-in te hebben van belangrijke belanghebbenden, afdelingen en werknemers. Meer samenwerking tussen Finance en de rest van de organisatie is immers net zo essentieel als acceptatie van de nieuwe methodiek. Finance treedt op als interne consultant binnen het bedrijf en helpt de verschillende afdelingen om samen te werken in het planningsproces. De afdelingen stellen hun specialistische expertise ter beschikking voor de selectie van verdere KPI’s en voor het identificeren van waardendrijvers.

Verbeteringen op lange termijn met een moderne oplossing

Verandering is nooit gemakkelijk. Wanneer organisaties zich committeren aan langetermijnverbeteringen in hun planning en rapportage proces door in te zetten op de nieuwste technologische hulpmiddelen, maakt dit een grotere focus op strategie mogelijk. Het biedt de mogelijkheid om proactief te zijn in plaats van te reageren op veranderingen in de markt en nieuwe manieren te vinden om waardecreatie in het bedrijf te optimaliseren. En wanneer reageren nodig is, kan dat snel en op feiten gebaseerd.

Terug naar de essentiële vraag om te beantwoorden: migreren of verversen? Migreren naar nieuwe EPM-technologie kan ontmoedigend zijn, maar het is de perfecte gelegenheid om te overwegen wat nu het beste bij de organisatie past. Je kunt niets doen en doorgaan zonder aanpassingen, een grote migratie opzetten in de kern van het ICT landschap, of vernieuwen met een best-in-class alternatief.

Wat is een tech refresh?

Het is een periodieke update of vervanging van essentiële tools om ervoor te zorgen dat de organisatie topprestaties blijft leveren en waarde creëert. Na verloop van tijd hebben organisaties vaak met een versplinterd legacy landschap opgebouwd van verschillende IT-toepassingen. Ze kunnen proberen te consolideren of te vervangen, wanneer een bepaalde oplossing niet langer de beste “fit for purpose”heeft.

Het is ook niet ongebruikelijk dat grote leveranciers (met veel macht in vergelijking met klanten) druk uitoefenen om van huidige tools naar nieuwe te gaan. Ze weten dat naarmate systemen ouder worden, klanten periodiek beginnen te zoeken naar nieuwe oplossingen. Als ze eerst binnenkomen met een “upgrade” (dat kan nieuwe licenties, grote financiële herinvestering en soms een volledige herbouw met een daaraan gekoppelde dure nieuwe implementatie betekenen), houdt dit de klant nog een paar jaar vast.

Daarom is een technische vernieuwing van EPM apart een mogelijkheid om te beoordelen welke best-in-class softwareoplossing de juiste keuze is voor de specifieke wensen van de organisatie. Waarom? Want vaak is weggaan van verouderde legacy-technologie een belangrijke manier om de organisatie weer toekomstbestendig te maken.

De belangrijkste redenen waarom je kunt kiezen voor een best-in-class EPM-oplossing

  • De oude investeringen zijn afgeschrven, een complete heroverweging van nieuwe investeringen is mogelijk.
  • Zakelijke behoeften veranderen in de loop van de tijd. Organisaties en teams veranderen. Wat je vijf of tien jaar geleden nodig had, hoeft niet aan te sluiten bij de behoeften van vandaag.
  • Nieuwe en best-in-class oplossingen zijn flexibeler en geavanceerder, vooral met nieuwe innovaties zoals AI.

Belangrijkste overwegingen om te vernieuwen met een best-in-class oplossing

Overweeg hoe de organisatie van bedrijfscontinuïteit naar bedrijfsoptimalisatie naar best-in-class innovatie kan gaan. Denk daarbij aan mensen, kosten en mogelijke verstoring van de bedrijfsvoering.

  • Kies bedrijfscontinuïteit of “Same Same” om leercurves te minimaliseren en de time-to-value te verkorten. Mensen kunnen worstelen met verandering. Door gebruik te blijven maken van vertrouwde modelleringsconcepten en eenvoudige toegang te blijven bieden tot Excel sluit je aan bij wat de gebruiker kent.
  • Kies bedrijfsoptimalisatie of “Beter” zodat tot nu toe onopgeloste zakelijke uitdagingen oplost. Slim ontworpen tools met moderne functionaliteit verhogen de productiviteit, zodat het team zich kan concentreren op activiteiten met een hogere waarde. Hier kan collectieve expertise van een groot gespecialiseerd partnerecosysteem helpen om snel nieuwe uitdagingen op te lossen.
  • Kies voor Business Innovation en maak technologie “future proof” met leveranciers die experts zijn in hun vakgebied. Kijk naar leveranciers die je niet op te sluiten in hun “stack”, maar die blijven investeren in R&D voor de markt. Zorg ervoor dat deze leverancier zich inzet voor het ondersteunen van en samenwerken met een breed ecosysteem van technologiepartners. Dat geeft de flexibiliteit om verschillende best-in-class oplossingen voor specifieke vragen te

De voordelen van het kiezen van een best-in-class oplossing

  1. Optimaliseren van planningsprocessen voor uw bedrijf

Het creëren van toegevoegde waarde voor de organisatie door het optimaliseren van planningsprocessen is vrij eenvoudig met de automatisering van terugkerende taken. Dit komt niet alleen ten goede aan Finance, maar aan verschillende afdelingen in het hele bedrijf waar datagestuurde planning is uit te voeren. De cruciale functies van Financial Planning & Analysis (FP&A) worden veel haalbaarder voor het benutten van de voordelen van bijvoorbeeld Extended Planning & Analysis (xP&A), met de aanzienlijk snellere processen van een best-in-class EPM-oplossing.

De “x” in xP&A verwijst naar zakelijke functies zoals verkoop, HR, marketing, S&OP en nog veel meer. Door een best-in-class EPM-oplossing te selecteren die deze functies op de lange termijn ondersteunt, voeg je waarde toe in de hele organisatie. Efficiëntere processen en beslissingen op basis van feiten verhogen de effectiviteit van de dagelijkse operationele aansturing van de organisatie.

  1. Behoud wat werkt: bedrijfscontinuïteit gemakkelijk gemaakt

Een best-in-class EPM-oplossing moet de vrijheid bieden om te profiteren van de vaardigheden die toptalent in de organisatie al bezit; Excel, dat nog steeds de wereldwijde financiële en FP&A-industrie domineert bijvoorbeeld. De oplossing die je kiest, moet een naadloze integratie met  Excel-spreadsheets bieden in plaats van een gedwongen vervanging van die sheets. Zo kan het team voortbouwen op wat voor hen het beste werkt en zijn sjablonen voor eenvoudig gebruik in een groot team mogelijk.

  1. Solide vooruitzichten dankzij flexibiliteit en schaalbaarheid

Kiezen voor een best-in-class EPM-oplossing betekent ook op zoek gaan naar de grootste flexibiliteit en schaalbaarheid voor de organisatie. De mogelijkheid om verschillende modellen te integreren via een gebruiksvriendelijke interface is belangrijk voor succes op lange termijn. En kan een oplossing gemakkelijk worden geschaald als behoeften veranderen is een belangrijke vraag om te beantwoorden? Een breed netwerk van partners en een marktplaats om ideeën uit te kunnen wisselen wordt vaak geboden en zijn de sleutel tot het kunnen aanpassen van een oplossing aan eigen unieke behoeften van de organisatie.

Een toonaangevende, best-in-class EPM-oplossing groeit mee met de organisatie en met aangepaste vereisten. De integratie van zowel nieuwe gegevens als nieuwe gebruikers moet naadloos verlopen. Het selecteren van een cloudgebaseerde tool zorgt er voor dat een oplossing altijd up-to-date is, en overal beschikbaar is.

  1. Voorspellende analyses met de nieuwste technologische ontwikkelingen

Predictive forecasting wint snel aan populariteit in de plannings- en budgetteringsprocessen van moderne organisaties. Een best-in-class oplossing biedt de mogelijkheid om de nieuwste technologische ontwikkelingen te gebruiken, zoals kunstmatige intelligentie en machine learning. Dit stelt Finance teams in staat om geautomatiseerde prognoses te maken en geeft de mogelijkheid om de nauwkeurigheid van prognoses te verbeteren. Hoe meer data je tot je beschikking hebt, hoe nauwkeuriger voorspellingen het algoritme kan maken en hoe meer je profiteert van de mogelijkheden van machine learning.

Zorg voor een tijdige refresh

Af en toe moeten leiders in de organisatie een check doen of IT-technologieën die binnen hun organisatie worden gebruikt nog steeds aan de behoeften van de organisatie voldoen, en of ze nog goed doen waarvoor ze werden gebruikt. Processen en systemen zijn de infrastructuur van de bedrijfsvoering. Verouderde platforms en software leiden daarbij tot een verlies van productiviteit en efficiëntie, waardoor de organisatie uiteindelijk hun concurrentievoordeel verliest en het vermogen om hun waardecreatie te optimaliseren.

Hoe een moderne EPM-oplossing de productiviteit verbetert

Een moderne aanpak voor planning en analyse is gericht op data en op feiten. In veel organisaties is Excel nog altijd de basis voor de planning en budgettering.  Hoewel Excel haar nut heeft bewezen, zijn er belangrijke nadelen verbonden aan het gebruik van Excel als enige oplossing. Het opvragen, verzamelen en samenvoegen van spreadsheets uit alle relevante afdelingen van de organisatie is foutgevoelig en tijdrovend.

Met moderne EPM-software worden verschillende datapunten geïntegreerd en geconsolideer, inclusief geautomatiseerde verificatie van de integriteit van data. Nieuwe datapunten kunnen op elk moment uit verschillende bronnen worden toegevoegd, zodat de database altijd up-to-date is. De eenvoudig te gebruiken uitbreiding van de planning, met een forecasting functie, is een ander voordeel. Medewerkers maken sneller plannen en kunnen deze continu bijsturen op basis van datagedreven analyses van de ontwikkelingen. Hetzelfde geldt voor de rapportage.

Alarmbellen: end-of-support en end-of-life van software

Software die niet is gebaseerd op een abonnementsmodel, moet over het algemeen op een gegeven moment volledig worden vervangen. Continue updates voor nieuwe functies van de software worden niet verstrekt. Dit leidt ertoe dat fabrikanten vaak “End-of-Support” -aankondigingen publiceren wanneer ze een nieuwe software uitbrengen. Dit betekent dat er in de toekomst geen verdere updates beschikbaar worden gesteld. Deze software vormt dan een beveiligingsrisico, tenzij deze tijdig wordt vervangen of up-to-date wordt gebracht. Het alternatief is vaak een zeer duur ondersteuningspakket dat op zijn minst verdere beveiligingsupdates voor een beperkte periode garandeert.

Een End-of-Support aankondiging is dan ook een signaal dat je de bestaande software waarschijnlijk allang had moeten vervangen. Bovendien is het met “End-of-Life” -aankondigingen in wezen te laat voor een “snelle verandering”, omdat het onvermijdelijk tijd zal kosten – te beginnen met het selectieproces voor vervanging. Bij het kiezen van een nieuwe oplossing is het voordelig om een langetermijnpartner te zoeken met een strategische focus op continue functionaliteit en beveiligingsupdates. Vraag hier naar.

De voordelen van een cloudoplossing

Oude versies van verouderde software liggen altijd op de loer. Wanneer je regelmatig met een computer werkt, ben je waarschijnlijk bekend met vertraagde updates. Naast het vormen van een beveiligingsrisico, leiden deze lang vergeten updates vaak tot nieuwe of verbeterde softwarefuncties die ongebruikt blijven. Door te kiezen voor een moderne cloudoplossing, zorg je ervoor dat updates automatisch worden geleverd, waardoor zowel de beveiliging als de productiviteit worden verbeterd. De cloud biedt ook uitgebreide back-upopties om de beveiliging verder te verhogen.

5 tips om de juiste EPM-oplossing te vinden in een technische vernieuwing

Het vernieuwen van technologieën die de waarde in de loop van de tijd langzaam hebben zien afnemen, draagt uiteindelijk bij aan de toegevoegde waarde van de organisatie. Om succesvol te zijn in het vernieuwen van technologie zijn de volgende tips te gebruiken. Gebruik ze voor de selectie van een eventuele nieuwe leverancier om tot de juiste keuze te komen.

  1. Focus op het optimaliseren van waardecreatie

Het doel van een tech refresh is het optimaliseren van kansen om waarde te creëren voor de hele organisatie. Twee belangrijke vragen spelen in de focus op waardecreatie:

  • Welke technologie past het beste?
  • Hoe wil de organisatie in de toekomst opereren?

Voordat je begint aan een technisch vernieuwingsproces voor de organisatie, is het relevant goed stil te staan bij beide vragen. Laat een huidige provider de organisatie niet overhaast dwingen om een verouderde, inflexibele oplossing te “upgraden” met een nieuwe, langere contractperiode.

  1. Bedrijfscontinuïteit

Houd de flow van de operationele processen zo veel mogelijk vrij van onderbrekingen. Onderbrekingen kunnen optreden wanneer een verouderd systeem wordt gebruikt, dat niet voldoet aan veranderende eisen van de omgeving of nieuwe eisen van een groeiende organisatie. Ze kunnen ook ontstaan tijdens een tech refresh. Medewerkers hebben tijd nodig om vertrouwd te raken met nieuwe oplossingen, data moet gemigreerd worden enzovoort. Om verstoringen tot een minimum te beperken, is het raadzaam op zoek te gaan naar een EPM-oplossing die is ontworpen voor snelle implementatie en gebruik maakt van vaardigheden die veel mensen al hebben, zoals bijvoorbeeld Excel.

  1. Continue bedrijfsoptimalisatie

Idealiter is het resultaat van een tech refresh de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Een best-in-class EPM-oplossing kan processen van planning, analyse en prognoses verbeteren. Door deze processen veel eenvoudiger te ontwerpen en te implementeren, komt toptalent vrij om zich meer te kunnen richten op strategie en het optimaliseren van waardecreatie in het hele bedrijf.

  1. Kies een toekomstbestendige technologie

Zorg ervoor dat uw nieuwe provider een expert is in het vakgebied, en niet alleen “add-on” -services aanbiedt terwijl hun specialisatie elders is. Investeringen in R&D en een eigen uitgebreide ondersteuning en breed partnernetwerk zijn solide indicatoren voor een leverancier die “fit for purpose” is, met gebruik van toekomstbestendige technologie. Vooral als de solution provider partners de mogelijkheid geeft om eigen unieke branche-expertise in te brengen in de vorm van modellen en best practices. In dergelijke ecosystement ontstaan extra mogelijkheden elkaar te inspireren in aanpak. Om ervoor te zorgen dat uw nieuwe oplossing op korte en middellange termijn niet hoeft te worden vernieuwd of gewijzigd, moet de organisatie ook rekening houden met flexibiliteit, schaalbaarheid en eenvoudige, intuïtieve bruikbaarheid.

  1. Standaardisatie versus maatwerk

Gestandaardiseerde omgevingen zijn belangrijk om vergelijkbaarheid te creëren en processen te stroomlijnen. Tegelijkertijd is het essentieel voor het succes van de organisatie om te kunnen reageren op individuele vereisten. Met een open EPM-oplossing profiteert de organisatie van het voordeel dat deze is aan te passen aan de behoeften van de organisatie. Idealiter heb je hiervoor best-practice modellen beschikbaar, die eenvoudig kunnen worden aangepast.

Dit artikel verscheen eerder  op de website van Jedox.  Je kunt de pagina  bezoeken enhet bijgevoegde pinksterpapier downloaden  door deze link te volgen.

Gerelateerd nieuws finance transformation