Als iets een vlucht heeft genomen dankzij Covid-19 maatregelen dan is het de manier waarop we virtueel samenkomen, overleg hebben en afstemmen. Tot voor kort was het virtueel vergaderen vooral een aangelegenheid voor multinationals, maar nu is het doorgedrongen tot in de haarvaten van welke organisatie. Natuurlijk is fysiek contact mooi en raak je in virtuele omgevingen wat van de interactie kwijt, maar het werkt wel en dankzij de verschillende platformen voor overleg hebben we de productiviteit in de organisatie goed overeind kunnen houden. Digitale platformen laten ons versnelt wennen aan nieuwe manieren van werken en dit zou zo maar de steun in de rug kunnen zijn die de digitale transformatie nodig heeft.
Verschillende platformen, verschillende werkvormen
2020 kenmerkte ook de eerste virtuele editie van Finance on a Mission. Deze editie was bewust ontworpen om ook een overzicht te geven van verschillende mogelijkheden om bijeenkomsten online te organiseren en om verschillende platformen te laten zien. Onze virtuele editie bracht ons in vijf verschillende bijeenkomsten samen in Webex, MS Teams, een specifiek platform voor online congressen. In de komende twee weken organiseren we bovendien nog twee webinars in Zoom, waarmee we alle leidende platformen om virtueel te ontmoeten hebben gehad. Voor wat betreft werkvormen hebben we bijeenkomsten gehad met presentaties met en zonder ondersteunende sheets, breakouts, verschillende vormen van Q&A, de inzet van Mentimeter voor interactie en talkshows opgenomen in een studio. Al met al een mooi overzicht van de mogelijkheden van digitaal samenkomen.
Onze ervaringen met de leidende platformen voor afstemming
In onze digitale reis rondom Finance on a mission hebben we dus met verschillende platformen gewerkt. De essentie is dat alle gebruikte platformen werken. Wel hebben ze allemaal voor- en nadelen en merken wij een verschil in gebruiksgemak en stabiliteit. Wanneer we inzoomen op de platformen die worden gebruikt voor onderling overleg en afstemming (en het online congres platform dus even buiten beschouwing laten) hebben we op basis van onze ervaringen wel een persoonlijke voorkeur ontwikkeld voor het gebruik van Zoom. Wat ons betreft is dat platform het meest intuïtief in gebruik voor zowel sprekers als deelnemers en het meest stabiel in beeld- en geluidskwaliteit. Het gat met MS Teams is daarbij wel kleiner geworden. Bovendien voegt MS Teams aan het einde van het jaar ook nog breakouts toe zodat het onderscheid nog kleiner wordt. Webex is ok en heeft fantastische functionaliteiten vergelijkbaar met Zoom, maar is in de keren dat wij ermee werkten niet altijd even stabiel gebleken. Denk alleen maar terug aan de tweede bijeenkomst in Webex waar de host de verbinding compleet verloor. Bovendien is Webex voor de host van de bijeenkomst net even wat complexer om alles goed in te regelen. Zoom wordt echter nog altijd niet door alle organisaties gezien als veilig en wordt zelfs nog geblokkeerd door verschillende organisaties op basis van de commotie over de veiligheid in maart en april j.l.. Intussen zijn zoveel aanvullende maatregelen genomen dat een nieuwe evaluatie van Zoom als platform door deze organisaties geen kwaad zou kunnen.
Wat werkt in online settings?
Voor online omgevingen is het essentieel om interactie te bewerkstelligen, zeker wanneer een bijeenkomst wat langer duurt. Ook is het essentieel om goed na te denken over pauzes en over het inzetten van verschillende werkvormen. Op basis van de evaluaties van de verschillende bijeenkomsten in het kader van Finance on a Mission zien we dat de gebruikte technologie en de gekozen werkvormen beide invloed hebben op de waardering van een bijeenkomst. We hebben gewerkt met de volgende setup per bijeenkomst:
- 22-10: 2 sprekers, aparte verhalen en eigen sheets, gebruik van een breakout
- 27-10: 1 spreker met sheets, georganiseerde Q&A en inzet van Mentimeter
- 29-10: online event platform met talkshow vanuit de studio, sprekers van buiten de studio via Zoom, gefaciliteerde breakouts in MS teams
- 2-11: 1 spreker zonder sheets als discussion starter, breakouts en inzet van mentimeter
- 4-11: 2 sprekers met sheets, mentimeter inzet en ontworpen en voorbereide Q&A, talkshowformat rondom mentimeter input
Belangrijkste lessen op basis van onze ervaringen met virtueel:
- Mensen weten intussen hun weg te vinden in de verschillende digitale omgevingen, toch is het goed per platform een handleiding te hebben
- Mentimeter bevorderd de interactie en wordt gewaardeerd
- Breakouts worden gewaardeerd, maar is technologie gevoelig en ze moeten wel lang genoeg zijn
- Sheets ter ondersteuning van de spreker zijn altijd aan te raden bij bijdragen die langer duren dan 10 minuten
- Zorg voor pauzes van minimaal 10 minuten na een blok van 50-60 minuten
Van alle bijeenkomsten hebben wij draaiboeken beschikbaar met de ontwerp principes die we gebruiken. Wanneer je interesse hebt in draaiboeken of handleidingen voor bepaalde bijeenkomsten of platformen kun je me een mail sturen (jan@pluc.nl). Ik stuur ze je met alle plezier toe.
