Geschreven door Niels Wesselink, Enterprise Performance Management consultant
In tijden van onzekerheid zijn een snelle en grondige planning, in combinatie met het vermogen om plannen snel aan te passen, de sleutel tot succes voor winnende organisaties. Toch zijn veel organisaties sterk afhankelijk van geïsoleerde afdelingsplanning, vaak met Excel als het belangrijkste hulpmiddel. Om met succes over te stappen van verouderde spreadsheet workflows naar het gebruik van geïntegreerde financiële planning, zijn belangrijke stappen en beslissingen die je moet overwegen. In dit artikel beschrijven we hoe de Office of Finance het pad naar een succesvolle geïntegreerde planning kan inslaan.
Wat is geïntegreerde planning?
De geïntegreerde planningsaanpak beschrijft een cross-functioneel proces. Het zorgt ervoor dat de deelplannen van alle bedrijfsonderdelen van een bedrijf worden samengebracht en gecoördineerd. De resultaten zijn een hogere transparantie binnen het bedrijf, een hogere relevantie en kwaliteit van de planningsresultaten, en een verhoogde efficiëntie in de hele organisatie.
De klassieke planningsaanpak
De klassieke planningsaanpak is functioneel gecontroleerd en lineair. Van financiën tot verkoop tot andere afdelingen – verschillende functies plannen apart en worden samengebracht in het planningsproces. Deze functies vormen aparte afdelingen met hun eigen processen, die meestal niet aan elkaar gekoppeld zijn. Elke business unit maakt interne plannen met eigen KPI’s. In sommige gevallen worden compleet verschillende systemen en databronnen gebruikt om ze te maken. Als gevolg van deze aanpak is er geen enkele, gecentraliseerde gegevensbron. Financiële afdelingen verzamelen de individuele plannen om ze te integreren in een algemeen plan.
Heel vaak zijn verschillende versies van plannen en lange planningscycli het resultaat, omdat de verschillende afdelingen geïsoleerd van elkaar plannen. Bovendien gaat er veel tijd verloren aan het bij elkaar brengen van de cijfers om te komen tot ‘het grote geheel’. In veel organisaties wordt belangrijke informatie daarbij vaak opgeslagen in datasilo’s en opereren de verschillende business units onafhankelijk van elkaar. Als gevolg hiervan kunnen groeidoelstellingen slechts beperkt worden gestuurd en blijven nieuwe kansen onbenut en mogelijke risico’s onzichtbaar.
Met de toenemende complexiteit van de omgeving en de toenemende concurrentie wordt een gedecentraliseerd planningssysteem een steeds groter probleem. Een gecoördineerde aanpak door alle betrokken afelingen is een van de grootste uitdagingen voor financiële afdelingen van vandaag. Finance-teams maken immers budgetten – en planningsteams gebruiken deze informatie weer als basis voor hun werk. Ontwerpteams identificeren nieuwe trends en verkoopteams streven ernaar om aan de veranderende behoeften van hun klanten en partners te voldoen. Daarom kijken veel organisaties naar de mogelijkheden van geïntegreerde planning.
Voordelen van geïntegreerde planning
In tegenstelling tot klassieke planning is geïntegreerde planning:
- Iteratief en niet lineair: in plaats van te wachten op de overdracht tussen de teams, vloeien de verschillende opvattingen van besluitvormers in het bedrijf samen om het plan voortdurend te ontwikkelen en te verfijnen.
- Gericht op samenwerken en niet geïsoleerd: in plaats van de verschillende delen van het plan te isoleren, komen cross-functionele groepen samen om informatie uit te wisselen en samen belangrijke beslissingen te nemen.
- Gecoördineerd en consistent: het is niet nodig om de cijfers van de ene afdeling voor de andere afdeling voor te bereiden, omdat belangrijke inzichten op basis van gemeenschappelijke definities en een gemeenschappelijke gegevensbron zijn afgestemd op alle afdelingen.
- Strategisch en niet-reactief: Plannen en beslissingen worden genomen op basis van het algemene beeld en ondersteunen de bedrijfsstrategie voor de middellange en lange termijn, inclusief beschikbare informatie uit de hele organisatie.
Geïntegreerde planning brengt alle afdelingen samen in het planningsmodel en -proces en identificeert drijfveren en afhankelijkheden van het planningsresultaat. Het maakt het ook mogelijk om “wat als” -scenario’s te maken en te analyseren, met de mogelijkheid sneller te reageren op veranderende marktomstandigheden en klantbehoeften. Business units en afdelingen werken samen aan een plan dat is afgestemd op de strategie en doelstellingen van de organisatie, terwijl ze flexibel reageren mogelijk maken voor het aanpakken van nieuwe kansen en risico’s.
Betere afstemming op organisatiedoelen
Geïntegreerde bedrijfsplanning zorgt voor afstemming op de belangrijkste doelen van een bedrijf. Het zorgt ervoor dat alle functies op elkaar zijn afgestemd en zo snel en efficiënt mogelijk kunnen werken. Dit vereist een goede planning, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden en een gecoördineerde planning.
Een geïntegreerde planningsaanpak kan bijvoorbeeld worden afgestemd op de volgende bedrijfsdoelstellingen:
- Plannen voor specifieke groeicategorieën
- Ontwikkelingen voor innovatie
- Gebruik van digitale verkoopkanalen
- Behalen van liquiditeitsdoelstellingen
- Behalen van margedoelstellingen
De weg naar geïntegreerde planning
Wanneer je aan de reis begint om geïntegreerde planning op te zetten, is het belangrijk om te beseffen dat je de juiste randvoorwaarden creëert om de effectiviteit en efficiëntie te verhogen. We geven hieronder een paar van deze randvoorwaarden.
Vind een businesspartner, niet alleen een serviceprovider
Een serviceprovider moet meer kunnen doen dan alleen service verlenen om het pad naar geïntegreerde planning te ondersteunen. Ze moeten niet alleen technologie leveren, maar ook toegevoegde waarde creëren op het gebied van innovatie en het delen van best practices. De oplossing moet immers niet alleen oude technologie vervangen door nieuwe, maar moet ook een voordeel op lange termijn voor de organisatie opleveren.
Daarom moet ook IT in een vroeg stadium strategisch worden betrokken. Als de organisatie al in de cloud werkt, dan is plannen zonder de cloud zinloos. Als de organisatie een private cloud of on premise systemen heeft, kan een lokale aanpak of een hybride oplossing beter passen. De provider moet flexibel kunnen reageren op de vereisten van de organisatie en samen met de organisatie kunnen plannen hoe bestaande systemen in de nieuwe oplossing worden geïntegreerd, hoe gegevensbescherming en gegevensbeveiliging worden gewaarborgd en hoe aanpassingsmogelijkheden en autonomie voor het Finance team worden ingebouwd.
Zorg ervoor dat je verder kijkt dan functies en kenmerken bij het selecteren van een tool, de manier waarop deze wordt geleverd is minstens zo belangrijk. Aanbieders op de shortlist moeten in staat zijn om fundamentele bedrijfsspecifieke vragen te verduidelijken. Kijk vooral of de gekozen oplossing voldoet aan de eisen van de organisatie, in plaats van het focussen op een softwaredemonstratie. Een haalbaarheidsworkshop is een goed idee om de capaciteiten van een partner om de organisatie echt te begrijpen te testen.
Dit levert een bewijs van waardecreatie, die fungeert als een katalysator om andere belanghebbenden in de organisatie te betrekken. Zelfs wanneer de Office of Finance de uiteindelijke beslissing neemt, is het nog steeds belangrijk dat andere afdelingen in de organisatie overtuigd zijn.
Definieer “must-have” en “nice-to-have”
“Wat heb je nodig?” lijkt een simpele vraag. Maar bij het afwegen van de behoeften van de organisatie wordt het veel complexer. Daarom is het belangrijk om, voordat je verstrikt raakt in hightech presentaties van verschillende serviceproviders, duidelijk te maken wat de belangrijkste “must have” -functionaliteit is en wat “leuk om te hebben” zou zijn.
Functionaliteit is belangrijk, maar gebruiksgemak is vaak belangrijker. Moderne, eenvoudige, schaalbare oplossingen zijn de beste keuze voor gebruiksgemak: een tool met zeer complexe rekenmogelijkheden slaat de plank volledig mis als een team de capaciteit van de tool maar beperkt gebruikt. Daarom is het cruciaal om terug te keren naar “Wat heb je echt nodig?” bij het overwegen van je bedrijfsspecifieke vereisten.
Het is ook essentieel om teamleden te ondersteunen bij de transitie van hun dagelijkse taken, want hoewel er uitdagingen zijn met spreadsheet-gebaseerde planning, is het nog steeds stevig verankerd in de werkwijze van veel Finance afdelingen.
Betrek andere afdelingen in een vroeg stadium
Wanneer de implementatie van een moderne oplossing begint met Finance, biedt dit hen de mogelijkheid om de experts te worden. Een snelle start met key users ondersteunt het efficiënt opbouwen van competentie en capaciteit. Realistische doelen kunnen worden gesteld en bereikt in korte tijd.
Langzame implementaties die uitgaan van een volledig nieuwe start, bieden hun eigen uitdagingen. Wanneer het pad naar geïntegreerde planning zes maanden of langer duurt, kunnen teamleden veranderen van positie en verliest je soms de oorspronkelijke doelen uit het oog. Efficiënte implementatie van geïntegreerde bedrijfsplanning kun je het best plannen in verschillende snelle fasen, wat op zijn beurt een grotere vooruitgang op de digitale transformatiereis ondersteunt.
Dit is ook waar het verschil tussen een planningsoplossing en ERP duidelijk wordt. Een ERP-systeem kost veel tijd en blijft relatief statisch omdat het alledaagse processen in kaart brengt. In plaats daarvan is het doel van een geïntegreerde planningsoplossing om de algehele prestaties van het bedrijf beter te ondersteunen. Het doel is gericht op het krijgen van betere gegevens en beter inzicht om betere beslissingen te ondersteunen. Om gelijke tred te houden met een snel veranderende omgeving, ook op het gebied van bijvoorbeeld regelgeving, is flexibiliteit van geïntegreerde planning nodig.
Transformeer meer dan alleen planning
Wanneer de organisatie in sommige gevallen voor het eerst processen standaardiseert, kan een pragmatische aanpak naar geïntegreerde planning nuttig zijn. Dit betekent dat “klaar” soms beter zal zijn dan “perfect” om langetermijndoelen in zicht en op schema te houden. Maar dit betekent niet dat de behoeften van andere afdelingen zoals HR, marketing of sales niet moeten worden overwogen. De langetermijnvisie voor het integreren van planning vereist dat de organisatie een holistische benadering van geïntegreerde planning omarmt, om ook de positieve invloed op het digitale transformatietraject te ervaren.
Om het potentieel van geïntegreerde planning en de bijbehorende invloed op digitale transformatie volledig te benutten, moeten alle relevante afdelingen bij het proces worden betrokken. Dus in plaats van een “done deal” te presenteren, die door iedereen moet worden geaccepteerd, creëer je bij voorkeur een cross-functioneel team die in staat zijn de rest van je organisatie breed te begeleiden.
Het is in veel organisaties gebruikelijk dat afdelingen volledig onafhankelijk opereren met betrekking tot budget en realisatie. Om geïntegreerde planning aan te moedigen, moeten belanghebbenden eerst kennis maken met de voordelen van uniforme methoden en aanpak.
Daarom leent een gestructureerde, gefaseerde en afdelingsoverstijgende aanpak zich goed voor het transformeren van meer dan alleen planning. Bouw teamcompetenties op, ondersteun het project, zorg voor motivatie door snel te komen tot succesvolle resultaten, en verbeter voortdurend.
5 succesfactoren voor het implementeren van geïntegreerde planning
Zoals we hebben beschreven, is de implementatie van geïntegreerde bedrijfsplanning geen klein project en brengt het vaak aanzienlijke veranderingen met zich mee voor mensen, processen en technologie.
Hier onder zijn vijf factoren die helpen om de omschakeling met succes te bewerkstelligen:
1. Ontwikkel een plan met duidelijk gedefinieerde doelen
Een duidelijk gedefinieerde strategie is het begin en het einde van een succesvolle transformatie. Zorg ervoor dat je een goed gedocumenteerd, strategisch plan hebt, met zeer duidelijke financiële doelen die naar de hele organisatie zijn gecommuniceerd.
Besteed aandacht aan zinvolle financiële doelen die zijn gekoppeld aan het strategisch plan van de organisatie. De strategie moet omvatten hoe de orgnasatie het gestelde doel kan bereiken en op welke gebieden de focus moet liggen. Het plan omvat ook welke markten u wilt targeten en welke klantsegmenten speciale aandacht krijgen. Al deze informatie helpt het planningsteam om de strategie in een vroeg stadium te integreren in interne plannen.
2. Werk nauw samen tussen afdelingen
Zorg voor de juiste vaardigheden in het projectteam. Planningsbeslissingen zijn het meest nauwkeurig wanneer de belangrijkste informatie binnen handbereik is. Interdepartementale samenwerking is de sleutel tot succesvolle herstructurering en het bereiken van financiële doelen.
Door verschillende afdelingen in een vroeg stadium te betrekken, kunnen hiaten en behoeften goed worden geïdentificeerd. Het is ook zinvol om in dit stadium feedback van klanten en consumenten op te nemen.
3. Neem actuele prognoses op
Voorspellende prognoses geven een beeld van toekomstige marktontwikkelingen. Baseer de planning op een solide basis, vanuit een betrouwbare prognose van de belangrijkste bepalende factoren voor het succes van de organisatie. Hoe ontwikkelt de inkoop van materialen, zoals productie- en transportcapaciteit, zich? Welke product- of servicecategorieën hebben de hoogste groeipercentages? Dit zijn slechts enkele van de belangrijkste drijfveren voor het succes van de organisatie die vragen om acutele prognoses.
4. Stel gemeenschappelijke KPI’s vast
Zorg voor transparante, meetbare communicatie van de planning en de voortgang. Ontwikkel gezamenlijke KPI’s die over afdelingen heen kunnen worden gebruikt. Zorg er ook voor dat de definities van deze KPI’s op elkaar zijn afgestemd en worden begrepen door alle belanghebbenden. Deze governance stelt de organisatie in staat om acties af te stemmen op gemeenschappelijke doelen. Ook het vertrouwen in de informatie wordt vergroot. Door dezelfde taal te spreken, creëer je “een enkele versie van de waarheid” en zorg je zo voor een veel soepeler planningsproces.
5. Gebruik een professionele planningstool
Ondersteun het planningsproces met een moderne oplossing. Moderne planning vereist een planningstool geïntegreerd in uw IT-landschap die de individuele stappen in het planningsproces kan ondersteunen en garandeert dat betrouwbare planwaarden en realtime analyse op elk moment kunnen worden opgeroepen. Moderne EPM-Software, die door verschillende afdelingen kan worden gebruikt, bevordert de samenwerking, zorgt voor transparantie en zorgt voor succes.
Dit artikel verscheen eerde op de website van Jedox. Via deze link kun je naar het artikel en het daarbij horende whitepaper.
